FDK UIN Ar-Raniry Adakan Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip

Share:
Suasana Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip di Aula FDK UIN Ar-Raniry Banda Aceh, Kamis (26/9/2019)

WASATHA.COM, Banda Aceh – Fakultas Dakwah dan Komunikasi (FDK) Universitas Islam Negeri (UIN) Ar-raniry mengadakan Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip, bagi sejumlah Staf dan Dosen khususnya Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam. Kegiatan ini diselenggarakan di Aula FDK UIN Ar-Raniry Banda Aceh, Kamis, (26/9/2019).

Saat membuka pelatihan ini, Wakil Dekan I Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam, Drs. Yusri, M.L.I.S.., mengatakan ia sangat mendukung kegiatan ini sebagai bekal bagi Staf dan Dosen dalam pengorganisasian arsip pegawai maupun mahasiswa.

“Pelatihan ini penting dilakukan, apalagi di era digital dimana pengarsipan sendiri dapat dilakukan melalui teknologi sehingga dapat membudayakan sistem paperless di lingkungan kampus. Melalui sistem ini, kita juga ikut dapat melestarikan lingkungan,” kata Yusri sebagai Wakil Dekan I Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam.

Selanjutnya, Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip ini menghadirkan dua narasumber dari Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Aceh, yakni Alfian, S.sos dan Syahrizal, S.sos yang masing-masing terbagi dalam dua sesi, mulai dari pagi hingga sore.

Alfian yang memaparkan mekanisme pengarsipan pada sesi pertama mengatakan bahwa Arsip terbagi dalam tiga kategori yakni Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Alih Media Arsip. Alih Media Arsip dapat diartikan sebagai proses pengalihan fungsi pengarsiapan manual kepada pengarsipan menggunakan teknologi baik berupa aplikasi online maupun offline.

Bagaimanpun teknik kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip pada dasarnya tetap menganut prinsip gampang menyimpan dan mudah ditemukan,” kata Alfian sebagai narasumber dari Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Aceh.

Ia juga menambahkan, pengarsipan dokumen dari sebuah instansi atau lembaga sudah memiliki peraturan perundang-undangan baik berskala nasional yakni UU No. 43 Tahun 2009, hingga Peraturan Gubernur Aceh (PERGUB) No. 19 Tahun 2011 dan PERGUB No. 16 Tahun 2015. Sehingga melalui peraturan ini, instansi atau lembaga dapat bertanggung jawab dalam melakukan pengarsipan dan mematuhi segala peraturan yang mengikatnya demi menjaga hubungan internal disuatu lembaga atau instansi.

Selanjutnya pada sesi kedua, Syahrizal menjelaskan mekanisme penggunaan aplikasi pengarsipan, yang dikenal sebagai “Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)". Ia mengatakan melalui aplikasi ini, dapat mempermudah pengiriman ataupun pengarsipan baik itu surat masuk ataupun surat keluar kepada setiap staf maupun pimpinan.

“Penggunaan aplikasi ini, harus didukung dengan ketersedian hardwere, softwere dan jaringan. Selain itu, pengelola harus benar-benar mengusai aplikasi yang pengunaanya surat di scan terlebih dahulu sebelum dikirim kepada staf maupun pimpinan,” jelas Syahrizal.

Syahrizal menambahkan, melalui pengunaan aplikasi ini, pengarsipan dokumen dapat terjaga keasliannya hingga sampai kepada Pimpinan maupun Mitra Kerja yang telah memiliki hubungan kerjasama antar instansi atau lembaga.

Kemudian sebelum menutup kegiatan ini, Wakil Dekan II, Zainuddin T, M.Si, berharap kepada staf ataupun dosen yang telah mengikuti pelatihan dapat mencoba dan menata ulang sistem pengarsipan sesuai dengan arahan dan teknologi yang berkembang saat ini. Ia juga mengucapkan terima kasih kepada narasumber dan peserta yang sudah mengikuti Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip di Aula FDK UIN Ar-raniry Banda Aceh.


No comments