 |
| Suasana Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip di Aula FDK UIN Ar-Raniry Banda Aceh, Kamis (26/9/2019) |
WASATHA.COM, Banda Aceh – Fakultas
Dakwah dan Komunikasi (FDK) Universitas Islam Negeri (UIN) Ar-raniry mengadakan
Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip, bagi sejumlah Staf dan Dosen
khususnya Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam. Kegiatan ini diselenggarakan di
Aula FDK UIN Ar-Raniry Banda Aceh, Kamis, (26/9/2019).
Saat
membuka pelatihan ini, Wakil Dekan I Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam, Drs.
Yusri, M.L.I.S.., mengatakan ia sangat mendukung kegiatan ini sebagai bekal
bagi Staf dan Dosen dalam pengorganisasian arsip pegawai maupun mahasiswa.
“Pelatihan
ini penting dilakukan, apalagi di era digital dimana pengarsipan sendiri dapat
dilakukan melalui teknologi sehingga dapat membudayakan sistem paperless di lingkungan kampus. Melalui
sistem ini, kita juga ikut dapat melestarikan lingkungan,” kata Yusri sebagai
Wakil Dekan I Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam.
Selanjutnya,
Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip ini menghadirkan dua
narasumber dari Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Aceh, yakni Alfian, S.sos dan
Syahrizal, S.sos yang masing-masing terbagi dalam dua sesi, mulai dari
pagi hingga sore.
Alfian
yang memaparkan mekanisme pengarsipan pada sesi pertama mengatakan bahwa Arsip
terbagi dalam tiga kategori yakni Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Alih Media
Arsip. Alih Media Arsip dapat diartikan sebagai proses pengalihan fungsi
pengarsiapan manual kepada pengarsipan menggunakan teknologi baik berupa
aplikasi online maupun offline.
“Bagaimanpun
teknik kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip pada dasarnya tetap menganut
prinsip gampang menyimpan dan mudah ditemukan,” kata Alfian sebagai narasumber
dari Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Aceh.
Ia
juga menambahkan, pengarsipan dokumen dari sebuah instansi atau lembaga sudah
memiliki peraturan perundang-undangan baik berskala nasional yakni UU No. 43
Tahun 2009, hingga Peraturan Gubernur Aceh (PERGUB) No. 19 Tahun 2011 dan
PERGUB No. 16 Tahun 2015. Sehingga melalui peraturan ini, instansi atau lembaga
dapat bertanggung jawab dalam melakukan pengarsipan dan mematuhi segala
peraturan yang mengikatnya demi menjaga hubungan internal disuatu lembaga atau
instansi.
Selanjutnya
pada sesi kedua, Syahrizal menjelaskan mekanisme penggunaan aplikasi
pengarsipan, yang dikenal sebagai “Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
(SIKD)". Ia mengatakan melalui aplikasi ini, dapat mempermudah pengiriman
ataupun pengarsipan baik itu surat masuk ataupun surat keluar kepada setiap
staf maupun pimpinan.
“Penggunaan
aplikasi ini, harus didukung dengan ketersedian hardwere, softwere dan jaringan. Selain itu, pengelola harus
benar-benar mengusai aplikasi yang pengunaanya surat di scan terlebih dahulu sebelum dikirim kepada staf maupun pimpinan,”
jelas Syahrizal.
Syahrizal
menambahkan, melalui pengunaan aplikasi ini, pengarsipan dokumen dapat terjaga
keasliannya hingga sampai kepada Pimpinan maupun Mitra Kerja yang telah
memiliki hubungan kerjasama antar instansi atau lembaga.
Kemudian
sebelum menutup kegiatan ini, Wakil Dekan II, Zainuddin T, M.Si, berharap
kepada staf ataupun dosen yang telah mengikuti pelatihan dapat mencoba dan menata
ulang sistem pengarsipan sesuai dengan arahan dan teknologi yang berkembang
saat ini. Ia juga mengucapkan terima kasih kepada narasumber dan peserta yang
sudah mengikuti Pelatihan Pengelolaan dan Pendokumentasian Arsip di Aula FDK
UIN Ar-raniry Banda Aceh.
