Mengenal Komunikasi Organisasi

SETIAP manusia pada dasarnya hidup dalam organisasi. Ketika berada di rumah, seseorang menjadi bagian dari organisasi keluarga. Ketika memasuki kampus, ia menjadi bagian dari organisasi pendidikan. Ketika mengikuti organisasi mahasiswa, komunitas, lembaga dakwah, perusahaan, media, atau instansi pemerintahan, ia kembali berhadapan dengan struktur organisasi yang memiliki tujuan, aturan, pembagian tugas, kepemimpinan, dan hubungan antaranggota.

Namun, ada satu hal yang selalu hadir dalam seluruh aktivitas tersebut: komunikasi.

Ketika seorang ketua memberikan arahan kepada anggota, terjadi komunikasi. Ketika dosen memberikan tugas kepada mahasiswa, terjadi komunikasi. Ketika mahasiswa berdiskusi dalam kelompok, terjadi komunikasi. Ketika pimpinan menerima laporan dari bawahannya, terjadi komunikasi. Bahkan ketika seorang anggota memilih diam dalam rapat, diam tersebut dapat menjadi bagian dari proses komunikasi karena memiliki makna dalam konteks tertentu.

Karena itu, organisasi dan komunikasi tidak dapat dipisahkan. Organisasi membutuhkan komunikasi untuk mengoordinasikan pekerjaan, menyampaikan informasi, membangun hubungan, mengambil keputusan, menyelesaikan konflik, mempertahankan budaya, dan mencapai tujuan bersama.

Katherine Miller menjelaskan bahwa organisasi dapat dipahami sebagai kolektivitas sosial yang aktivitasnya dikoordinasikan untuk mencapai tujuan individual maupun kolektif. Karena itu, komunikasi organisasi berkaitan dengan bagaimana konteks organisasi memengaruhi proses komunikasi sekaligus bagaimana komunikasi membentuk perilaku dan kehidupan organisasi.

Dengan kata lain, memahami organisasi berarti memahami bagaimana manusia berkomunikasi di dalamnya.

Pengertian Komunikasi

Sebelum memahami komunikasi organisasi, mahasiswa perlu memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi.

Secara sederhana, komunikasi dapat dipahami sebagai proses pertukaran pesan dan pembentukan makna antara manusia. Dalam komunikasi terdapat pihak yang menyampaikan pesan, pesan yang disampaikan, saluran atau media yang digunakan, pihak yang menerima pesan, serta respons atau umpan balik terhadap pesan tersebut.

Namun, komunikasi tidak sesederhana memindahkan informasi dari satu orang kepada orang lain. Misalnya, seorang dosen mengatakan kepada mahasiswa:

“Besok tugas dikumpulkan.”

Secara sederhana pesan tersebut terlihat jelas. Tetapi mahasiswa mungkin memiliki interpretasi berbeda. Apakah dikumpulkan pukul 08.00? Apakah melalui WhatsApp? Apakah melalui LMS? Apakah tugas individu atau kelompok?

Artinya, pesan belum tentu menghasilkan pemahaman yang sama.

Komunikasi selalu melibatkan proses pemberian dan penafsiran makna.

Karena itu, komunikasi bukan sekadar berbicara. Komunikasi juga mencakup bagaimana seseorang mendengarkan, membaca, menafsirkan, memberikan respons, menggunakan bahasa tubuh, memilih media, dan menyesuaikan pesan dengan situasi.

Dalam organisasi, persoalan ini menjadi semakin penting karena komunikasi tidak berlangsung antara dua orang saja. Komunikasi berlangsung di antara banyak individu, kelompok, unit kerja, dan tingkatan struktural.

 

Pengertian Organisasi

Sebelum membahas komunikasi organisasi, kita perlu menjawab pertanyaan sederhana:

Apa itu organisasi? Organisasi bukan sekadar kumpulan orang. Sekumpulan orang yang sedang antre di kantin belum tentu dapat disebut organisasi. Demikian pula sekumpulan orang yang berada di dalam satu ruangan belum tentu merupakan organisasi.

Organisasi memiliki karakteristik tertentu. Secara konseptual, organisasi dapat dipahami sebagai sekumpulan orang yang bekerja secara terkoordinasi, memiliki tujuan tertentu, memiliki struktur atau pola hubungan, serta berinteraksi dengan lingkungan di sekitarnya.

Miller mengidentifikasi sejumlah karakteristik penting organisasi, antara lain adanya kolektivitas sosial, tujuan individual dan organisasi, aktivitas yang terkoordinasi, struktur organisasi, serta keterhubungan organisasi dengan lingkungan.

Contohnya adalah universitas.

Universitas memiliki:

• pimpinan;
• dosen;
• tenaga kependidikan;
• mahasiswa;
• fakultas;
• program studi;
• aturan;
• pembagian kerja;
• tujuan pendidikan;
• sistem administrasi;
• serta hubungan dengan masyarakat dan lingkungan eksternal.

Semua unsur tersebut tidak berdiri sendiri. Mereka saling berhubungan.

Dekan tidak dapat bekerja sendiri. Ketua program studi membutuhkan dosen dan tenaga kependidikan. Dosen membutuhkan mahasiswa. Mahasiswa membutuhkan layanan akademik. Bagian administrasi membutuhkan informasi dari unit lain.

Di sinilah komunikasi menjadi penting. Koordinasi tidak mungkin berlangsung tanpa komunikasi. []