KETIKA mendengar kata komunikasi, banyak orang mungkin langsung membayangkan seseorang berbicara dan orang lain mendengarkan. Sederhana, bukan? Padahal, dalam ilmu komunikasi, proses tersebut jauh lebih kompleks.
Komunikasi bukan sekadar aktivitas mengirim pesan, melainkan proses bagaimana sebuah gagasan, informasi, perasaan, atau maksud dibentuk menjadi pesan, disampaikan melalui saluran tertentu, diterima oleh orang lain, kemudian dimaknai dan mendapatkan respons.
Dalam kehidupan sehari-hari, proses ini berlangsung hampir tanpa kita sadari. Ketika seorang dosen menjelaskan materi kepada mahasiswa, ketika pimpinan memberikan instruksi kepada pegawai, ketika staf mengirim laporan melalui WhatsApp, atau ketika sebuah organisasi mengeluarkan surat resmi, semuanya merupakan aktivitas komunikasi.
Dalam konteks organisasi, komunikasi bahkan menjadi salah satu fondasi utama agar orang-orang di dalamnya dapat bekerja menuju tujuan yang sama.
Untuk memahami proses tersebut, kita dapat memulainya dari lima unsur dasar: komunikator, pesan, media, komunikan, dan feedback.
Komunikator: Siapa yang Menyampaikan?
Setiap komunikasi dimulai dari seseorang atau pihak yang memiliki sesuatu untuk disampaikan. Pihak tersebut disebut komunikator.
Komunikator dapat berupa individu, kelompok, pemimpin, staf, organisasi, bahkan sebuah institusi.
Menariknya, komunikator dalam organisasi tidak selalu berarti pimpinan.
Ketika seorang kepala bagian memberikan instruksi kepada staf, ia menjadi komunikator. Tetapi ketika seorang staf mengirimkan laporan kepada kepala bagian, staf tersebut juga berperan sebagai komunikator.
Jadi, posisi seseorang dalam struktur organisasi tidak otomatis menentukan apakah ia komunikator atau bukan.
Yang lebih penting adalah peran seseorang dalam proses penyampaian pesan.
Namun, menjadi komunikator bukan hanya persoalan mampu berbicara. Komunikator perlu memahami beberapa pertanyaan mendasar:
Apa yang ingin disampaikan? Kepada siapa pesan ditujukan? Bagaimana cara menyampaikannya? Dan apa tujuan yang ingin dicapai?
Misalnya, seorang pimpinan mengatakan kepada pegawai:
“Besok laporan kegiatan harus sudah masuk.”
Kalimat tersebut memang merupakan pesan. Tetapi apakah sudah cukup jelas?
Pegawai masih mungkin bertanya: laporan yang dimaksud laporan apa? Dikirim kepada siapa? Pukul berapa batas waktunya? Menggunakan format apa?
Di sinilah kualitas seorang komunikator diuji.
Komunikator yang baik bukan sekadar mampu berbicara, tetapi mampu membuat orang lain memahami maksud yang disampaikan.
Pesan: Apa yang Ingin Disampaikan?
Setelah komunikator menentukan apa yang ingin disampaikan, muncul unsur kedua, yaitu pesan.
Pesan adalah isi komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain. Bentuknya sangat beragam. Pesan dapat berupa informasi, gagasan, instruksi, pendapat, perasaan, ajakan, larangan, maupun keputusan.
Pesan juga tidak selalu berbentuk kata-kata.
Sebuah ekspresi wajah, gerakan tangan, gambar, grafik, simbol, bahkan diam dalam situasi tertentu dapat memiliki makna komunikatif.
Dalam organisasi, pesan dapat terlihat dalam berbagai bentuk. Instruksi pimpinan adalah pesan. Laporan pegawai adalah pesan. Surat keputusan adalah pesan. Presentasi dalam rapat juga merupakan pesan.
Persoalannya, pesan yang disampaikan belum tentu memiliki makna yang sama bagi semua orang.
Misalnya, pimpinan mengatakan:
“Kita harus meningkatkan kualitas pelayanan mahasiswa.”
Kalimat tersebut terdengar baik. Namun, bagi pegawai, muncul pertanyaan: apa yang dimaksud dengan meningkatkan kualitas? Apa indikatornya? Siapa yang bertanggung jawab? Kapan targetnya harus tercapai?
Artinya, pesan yang baik bukan hanya pesan yang ada, tetapi pesan yang jelas, relevan, dan dapat dipahami.
Dalam organisasi, pesan yang tidak jelas dapat menghasilkan rantai masalah:
Pesan tidak jelas → interpretasi berbeda → tindakan berbeda → tujuan organisasi terganggu.
Karena itu, merumuskan pesan secara tepat merupakan bagian penting dari komunikasi organisasi.
Media: Melalui Apa Pesan Disampaikan?
Pesan tidak dapat sampai kepada komunikan tanpa menggunakan saluran tertentu. Saluran tersebut disebut media komunikasi.
Dalam organisasi, media komunikasi sangat beragam. Ada komunikasi tatap muka, rapat, surat, telepon, WhatsApp, email, video conference, sistem informasi organisasi, hingga media sosial.
Perkembangan teknologi membuat pilihan media semakin banyak. Namun, semakin banyak pilihan bukan berarti semua pesan harus disampaikan melalui media yang sama.
Justru, komunikator harus mampu memilih media yang sesuai dengan karakter pesan dan situasi komunikasi.
Informasi sederhana mungkin cukup disampaikan melalui pesan singkat. Instruksi penting sebaiknya disampaikan secara jelas dan, bila diperlukan, terdokumentasi. Keputusan resmi membutuhkan media formal seperti surat atau dokumen organisasi.
Sementara itu, persoalan yang sensitif atau konflik antarpegawai mungkin membutuhkan komunikasi tatap muka agar terjadi dialog dan klarifikasi secara langsung.
Dengan demikian, pertanyaan dalam komunikasi bukan hanya:
“Apa yang ingin kita sampaikan?”
tetapi juga:
“Media apa yang paling tepat untuk menyampaikannya?”
Media yang tepat dapat membantu pesan diterima secara lebih efektif.
Komunikan: Siapa yang Menerima Pesan?
Jika komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan, maka komunikan adalah pihak yang menerima pesan.
Namun, komunikan bukanlah “kotak kosong” yang hanya menerima informasi.
Setiap orang memiliki pengalaman, pengetahuan, persepsi, kebutuhan, emosi, dan latar belakang yang berbeda. Semua faktor tersebut dapat memengaruhi bagaimana seseorang memahami sebuah pesan.
Karena itu, pesan yang sama dapat dimaknai secara berbeda oleh orang yang berbeda.
Misalnya, seorang pimpinan mengatakan:
“Kita harus bekerja lebih cepat.”
Seorang pegawai mungkin memahami kalimat tersebut sebagai dorongan untuk menyelesaikan pekerjaan sebelum tenggat waktu.
Pegawai lain mungkin memaknainya sebagai tuntutan untuk bekerja lebih lama.
Pesannya sama, tetapi pemaknaannya berbeda.
Inilah alasan mengapa seorang komunikator perlu memahami siapa komunikannya.
Komunikasi yang efektif bukan hanya berorientasi pada apa yang ingin dikatakan oleh komunikator, tetapi juga mempertimbangkan bagaimana pesan tersebut kemungkinan diterima dan dimaknai oleh komunikan.
Feedback: Apakah Pesan Sudah Dipahami?
Sampailah kita pada unsur kelima, yaitu feedback atau umpan balik.
Feedback adalah respons komunikan terhadap pesan yang diterimanya. Respons tersebut dapat menunjukkan apakah pesan dipahami, disetujui, ditolak, dipertanyakan, atau bahkan disalahartikan.
Feedback tidak selalu berbentuk kata-kata.
Ketika seseorang berkata, “Baik, saya mengerti,” itu adalah feedback verbal.
Ketika seseorang mengangguk, tersenyum, menggeleng, atau menunjukkan ekspresi bingung, itu
merupakan feedback nonverbal.
Bahkan ketika seorang pegawai langsung menjalankan instruksi yang diberikan pimpinan, tindakan tersebut juga dapat menjadi bentuk feedback.
Dalam organisasi, feedback berfungsi seperti alat pengecekan.
Bayangkan seorang pimpinan mengirim pesan:
“Rapat dipindahkan ke pukul 14.00.”
Tidak ada satu pun pegawai yang memberikan respons.
Pimpinan mungkin menganggap semua orang sudah memahami perubahan tersebut.
Namun, ternyata Pegawai A tidak membaca pesan. Pegawai B membaca tetapi mengira rapat tetap pukul 13.00. Pegawai C membaca pesan tetapi tidak mengetahui tempat rapat. Sementara Pegawai D memahami pesan dan hadir pukul 14.00.
Secara teknis, pesan memang sudah dikirim.
Tetapi apakah komunikasi berhasil?
Belum tentu.
Di sinilah feedback menjadi penting. Feedback membantu komunikator mengetahui apakah pesan benar-benar sampai dan dipahami sesuai dengan maksud yang diharapkan.
Komunikasi Bukan Sekadar Pesan yang Terkirim
Jika kelima unsur tersebut dirangkai, kita mendapatkan gambaran sederhana:
Komunikator → Pesan → Media → Komunikan → Feedback
Misalnya dalam organisasi:
Pimpinan → memberikan instruksi → melalui WhatsApp → kepada pegawai → kemudian pegawai memberikan respons.
Namun, proses komunikasi tidak berhenti ketika tombol “kirim” ditekan.
Pesan yang terkirim belum tentu pesan yang dipahami. Pesan yang dipahami belum tentu menghasilkan tindakan yang sesuai. Karena itu, komunikasi perlu dilihat sebagai proses, bukan sekadar aktivitas mengirim informasi.
Di sinilah kita dapat memahami satu rumus sederhana:
Komunikasi bukan sekadar “pesan sudah dikirim”, tetapi “pesan dipahami dan menghasilkan respons yang sesuai”.
Lima unsur dasar—komunikator, pesan, media, komunikan, dan feedback—menjadi fondasi untuk memahami komunikasi organisasi secara lebih luas.
Namun, perjalanan komunikasi belum selesai. Dalam praktiknya, pesan dapat mengalami gangguan atau noise. Pesan juga harus melalui proses encoding dan decoding, dipengaruhi oleh konteks komunikasi, serta dapat berlangsung melalui model komunikasi linear, interaksional, maupun transaksional.
Dari sinilah kita dapat melihat bahwa komunikasi bukan sekadar kegiatan berbicara.
Komunikasi adalah proses membangun pemahaman bersama agar individu-individu dalam organisasi dapat bergerak dalam arah yang sama. []
